Recordatorio de "Adjunto" en Outlook

Cuántas veces nos ha sucedido que escribimos un mail en el cual debe ir un archivo adjunto y al final le damos al botón enviar sin ese archivo?

A mí, cientos de veces!

El problema se presentaba hasta hace poco con el Outlook, herramienta que uso constantemente en el trabajo y que es el contacto con los clientes. Justamente por esa razón es que me molestaba tanto olvidarme de los adjuntos, porque termina causando mala impresión en el receptor.

Y digo con el Outlook porque en general los otros clientes de mail traen incorporada la funcionalidad "recordatorio de adjunto". Pero ya saben, Outlook es de Microsoft y todo eso...

Así que cansado de quedar en ridículo, decidí buscar una solución, por lo menos al tema de los adjuntos. :-P

Y encontré algo bastante sencillo. Resulta que el Outlook tiene una utilidad en la cual se pueden agregar scripts de Visual Basic y con esto agregar funcionalidades.

Entonces podemos hacer lo siguiente:

  1. En la ventana del Outlook ir a - Herramientas - Macros - Seguridad
    Allí seleccionamos Medio. Esto es para que al iniciar la sesión nos pregunte si queremos activar las Macros, para evitar que nos ejecuten Macros dañinas.

  2. Herramientas - Macros - Editor de Visual Basic
  3. En el panel izquierdo, arriba, desplegamos el + en Proyecto 1, luego en Microsoft Office Outlook y finalmente doble clic en ThisOutlookSession
  4. En la ventana central pegamos el siguiente código VBA:

    Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim lngres As Long
    If InStr(1, UCase(Item.Body), "ADJUNTO") <> 0 Then
    If Item.Attachments.Count = 0 Then
    lngres = MsgBox("La palabra 'Adjunto' se detectó en el cuerpo del mensaje, desea enviar?", _
    vbYesNo + vbSystemModal + vbQuestion, "Advertencia de mail sin 'Adjunto'")
    If lngres = vbNo Then Cancel = True
    End If
    End If
    End Sub

  5. Finalmente reiniciamos el Outlook. Al ingresar nuevamente, cada vez, nos preguntará si queremos habilitar las Macros. Aceptamos y hacemos la prueba mandando un mail con la palabra “Adjunto”, en cualquiera de sus variantes ya que es insensible a mayúsculas-minúsculas, y debería aparecernos un cartel en la ventana principal del Outlook donde nos avisa de la falta del archivo.
La llamada al vbSystemModal es para que en caso de que olvidemos el adjunto cambie el foco al Outlook y allí nos muestre la ventana de confirmación, para mandar sin adjunto o cancelar el envío.


Lo que hace el script es buscar la palabra adjunto en el cuerpo del mensaje, en caso de encontrarla cuenta la cantidad de adjuntos y si es 0 (cero) nos muestra una ventana con pedido de confirmación.

Las únicas contras de este sistema son:

  • Que debemos darle permiso a la Macro al comienzo de la sesión.
  • Que muchas veces los mails tienen la palabra adjunto pero no deben llevar archivos, mismo puede ocurrir si alguien contesta un mail que en su momento tenía un archivo adjunto y la palabra.
A pesar de esto es un muy buen sistema para evitar sonrojarse y tener que enviar otro mail atrás pidiendo disculpas. ;-)

Fuente: SearchExchange.com


2 Comentarios:

Guty
26 de febrero de 2008, 11:15

Wow, así que macros con VB, nunca aprendí a usarlas, tampoco es que las haya necesitado, pero está bueno para este tipo de situaciones puntuales.
Lo de olvidarme el adjunto me pasó una bocha de veces, lamentablemente en los webmails es más complicado :S

Halle
26 de febrero de 2008, 13:00

Yo adjunto los archivos antes de escribir el correo. Por pura costumbre nomás. Nunca me plantié que podría olvidarme de adjuntar algo, al contrario, a veces mando mails con adjuntos y sin texto ni asunto.

Publicar un comentario

Sirvasé comentar con respeto, caso contrario su opinión será inmediatamente enviada a lo más recóndito de la web, allí donde el sol no suele alumbrar.

Muchas gracias!